電子定款と紙定款は何が違う？費用・準備・修正リスクを比較
会社設立で定款を作るとき、「電子定款なら4万円安い」と聞いたことがある方は多いでしょう。実際、紙の定款原本は印紙税4万円の対象ですが、電子データとして作成する電子定款ではこの印紙税が不要です。
ただし、電子定款には電子署名の環境が必要で、株式会社の場合は紙でも電子でも公証人による定款認証が必要です。費用だけでなく、準備時間や修正リスクまで含めて選ぶことが大切です。
一番大きい違いは印紙税4万円
紙定款：設立時に作成する定款原本は印紙税4万円の対象。
電子定款：電磁的記録は紙の文書ではないため、紙定款の印紙税4万円が不要。
株式会社：電子・紙のどちらでも定款認証は必要。
合同会社：公証人による定款認証は不要。
電子定款に必要な準備
電子定款はPDF等の電子データで作成し、必要な電子署名を付けて認証・申請に使います。自分で行う場合は、マイナンバーカードや電子署名用の環境、対応ソフトなどの準備が必要です。
定款のPDFデータ。
電子署名に利用する電子証明書。
対応PC・スマートフォン、カード読取環境等。
登記・供託オンライン申請システム等を利用するための環境。
紙定款のメリット・デメリット
紙定款は電子署名の環境がなくても作成できます。その一方で、原本に4万円の収入印紙が必要となるため、費用差が明確です。
株式会社では認証後の謄本も必要になります。単にWordで作成して印刷すれば終わりではなく、公証役場での認証手続と登記書類の準備まで見込む必要があります。
電子定款のメリット・デメリット
紙定款の印紙税4万円を削減できる。
オンライン申請と組み合わせやすい。
データで保存・共有しやすい。
一方で、電子署名やソフトの準備が必要。
ファイル形式や署名方法を誤ると、申請前のやり直しが発生する可能性がある。
修正リスクは定款作成前の確認で減らす
電子か紙かにかかわらず、定款認証や登記の前に、商号、本店所在地、事業目的、資本金、発行可能株式総数、役員、事業年度などを確認しておくことが重要です。
特に許認可事業は、定款の目的に必要な文言が不足していると、設立後に目的変更登記が必要になることがあります。電子定款で4万円を節約しても、後から変更登記が増えれば時間と費用がかかります。
どちらを選ぶべき？
自分で電子署名環境を準備できる、または専門家に電子定款作成を依頼できるのであれば、費用面では電子定款が有利です。紙定款はデジタル環境の準備が難しい場合の選択肢ですが、4万円の印紙税差を理解して選びましょう。
参考：一次情報
日本公証人連合会「電子公証制度とは」 https://www.koshonin.gr.jp/notary/ow09_5/9_5q01
日本公証人連合会「定款の認証に要する費用」 https://www.koshonin.gr.jp/notary/ow09_4/9_4_q03
国税庁「No.7141 印紙税額の一覧表」 https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7141.htm
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